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  • Unidad 1. Clasificación y preparación de la documentación mercantil y contable > 1. Documentos justificantes de la información contable
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      1. Documentos justificantes de la información contable
      Unidad 1. Clasificación y preparación de la documentación mercantil y contable
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      1. Documentos justificantes de la información contable

      P

      Las operaciones que realizan las empresas en su día a día quedan reflejadas en documentos. Estos documentos cumplen tres funciones:

      IMPORTANTE

      No todos los documentos que se generan en las operaciones cotidianas de la empresa sirven para contabilizar las operaciones realizadas, como los pedidos, los contratos de trabajo, las pólizas de seguro o los contratos de alquiler.

      1. Guardan constancia de que una operación se ha realizado, al ser un medio de prueba de que esta ha tenido lugar.
      2. Son necesarios para contabilizar los hechos contables que ocurren en el día a día.
      3. Sirven para controlar que los datos que aparecen en la contabilidad de la empresa sean correctos.

      La documentación generada por las operaciones diarias de la empresa se puede agrupar en las siguientes grandes categorías:

      • Documentos de compraventa, donde encontramos pedidos, albaranes y facturas.
      • Documentos fiscales, como las liquidaciones de impuestos.
      • Documentos laborales, de entre los que cabe destacar los contratos de trabajo, los recibos de salarios (nóminas) y los seguros sociales.
      • Documentos de cobro y pago, como el cheque, el pagaré o el recibo domiciliado.
      • Otros documentos, donde recogemos el contrato de alquiler o las pólizas de seguros.

      1.1. Los documentos de compraventa

      El proceso de compraventa lleva aparejada una serie de documentos a través de los cuales se deja constancia de las operaciones realizadas (Fig. 1.1).


      Fig. 1.1. Proceso de compraventa y documentación que genera.

        Animación

       

      Ejemplo 1
      subtitulo

      Los documentos que se generan en una operación de compraventa deben incluir los siguientes elementos:

      IMPORTANTE

      El contrato de compraventa es un documento por medio del cual el vendedor se obliga a entregar un bien o servicio determinado en el plazo y lugar designados y el comprador se compromete a recibirlo y a pagar por ello un precio en el momento acordado.

      ¿SABÍAS QUE...?

      Solo se puede expedir un original de cada factura.

      Se pueden expedir duplicados de las facturas en caso de pérdida de la original o cuando sean varios los destinatarios.

      En las copias o duplicados de las facturas se debe hacer constar su condición mencionando la palabra Duplicado o Copia.

      ■ Tipos de factura

      Las facturas se pueden expedir por cualquier medio (en papel o soporte electrónico) que permita la constatación de su fecha de expedición.

      Los empresarios o profesionales pueden expedir una factura simplificada (tique) cuando su importe no exceda de 400 € (IVA incluido) o cuando no exceda de 3.000 € (IVA incluido) en operaciones como ventas al por menor, transportes de personas, ventas a domicilio, servicios prestados en bares, restaurantes o discotecas, peluquerías, etc. (Fig. 1.2).

      Además de estos dos tipos de facturas, normales y simplificadas, las empresas pueden emitir facturas rectificativas y facturas recapitulativas.

      La factura rectificativa se expide cuando la factura original no cumple alguno de los requisitos obligatorios, cuando las cuotas impositivas repercutidas se hubiesen determinado incorrectamente o cuando se produzcan las circunstancias que alteran la base imponible de la factura, debido a descuentos, devoluciones, correcciones de precios, etc. Se trata de una nueva factura o documento sustitutivo en el que constan los datos identificativos de la factura o documento sustitutivo rectificado, así como la rectificación efectuada (Fig. 1.3).


      Fig. 1.2. Los tiques de compra son los que recibimos cuando compramos en un supermercado, cuando vamos a una cafetería...

       

       


      Fig. 1.3. Ejemplo de factura rectificativa.

      La factura recapitulativa, por su parte, se utiliza para agrupar varios albaranes de un mismo cliente emitidos en un periodo. Dentro de la factura se detallan los datos de cada albarán, ordenados por fechas. El periodo máximo de facturación es de un mes natural (Fig. 1.4).

      WEB

      El Gobierno ha puesto a disposición de las empresas un portal en el que se puede descargar una aplicación para confeccionar las facturas electrónicas.

      https://bit.ly/1ADIiWx

      Aquí puedes encontrar toda la información necesaria sobre la factura electrónica.

      Ejemplo 2 
      subtitulo

      La empresa Corso, SL, que compra normalmente a Redondel, SA, ha hecho tres pedidos a lo largo del mes de septiembre y ha recibido los productos solicitados junto con los albaranes.

      Al final del mes de septiembre, Redondel, SA, emite una única factura en la que recoge las tres operaciones realizadas detallando a qué albaranes se refieren, así como las bases imponibles, cuotas de impuestos, etc., como en cualquier otra factura.


      Fig. 1.4. Ejemplo de factura recapitulativa.

       

       

      1. Documentos justificantes de la información contable
      Unidad 1. Clasificación y preparación de la documentación mercantil y contable
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      P
      Actividades
      subtitulo
      1. La empresa Colorines, SL, con domicilio en la calle Rosa, 23 (40003 Segovia), y NIF B40123654, quiere comprar 200 unidades del producto JL, que comercializa la empresa HDS, SL, cuyo domicilio está en el paseo de los Olivos, 1 (28011 Madrid) y su NIF es B28321978. El precio unitario del producto JL, según el catálogo, es de 6,35 €. Cuando se adquieren más de 175 unidades, HDS, SL, aplica un descuento del 3%. Sabiendo que el tipo de IVA aplicable es del 21%, elabora:
      1. El pedido solicitado por Colorines, SL, con fecha 28 de septiembre. Número de pedido: 65.
      2. El albarán emitido por HDS, SL, con fecha 1 de octubre y número 298.
      3. La factura número 321 emitida por HDS, SL, y fecha 1 de octubre.

       

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      1.2. Documentos fiscales

      WEB

      Puedes descargar los modelos 303 y 390 para la liquidación del IVA en la página web de la Agencia Tributaria.

      Modelo 303: https://bit.ly/1m6QHv5

      Modelo 390: https://bit.ly/2sPz7UE

      Entre los documentos fiscales que las empresas elaboran y de los cuales deben llevar un registro contable, encontramos las liquidaciones trimestrales de IVA, las retenciones que hacen a cuenta de impuestos o las liquidaciones de otros impuestos, como el Impuesto sobre Sociedades.

      A. Liquidaciones de IVA

      Las empresas deben realizar trimestralmente la liquidación del Impuesto sobre el Valor Añadido. Para elaborar el modelo establecido por la Agencia Tributaria, restarán a las cuotas de IVA repercutidas las cuotas de IVA soportadas en el periodo.

      Cuando la diferencia sea positiva, ingresarán en los veinte primeros días del mes siguiente al periodo de liquidación trimestral la cantidad correspondiente. En caso de que esa diferencia sea negativa, es decir, cuando se ha soportado más IVA del que se ha repercutido, podrán compensar la cantidad resultante en el trimestre siguiente.

      Todas estas acciones tienen su repercusión en la contabilidad de la empresa y se recogen en los modelos 303 y 390 de la Agencia Tributaria.

      WEB

      Los modelos 111 y 115 para las retenciones a cuenta puedes encontrarlos en la web de la Agencia Tributaria.

      Modelo 111: https://bit.ly/2JD6NyH

      Modelo 115: https://bit.ly/2kZIop0

      B. Retenciones a cuenta

      Además, la empresa está obligada a practicar retenciones a cuenta de impuestos al personal de plantilla, a la arrendadora o al arrendador del local donde desarrolla su actividad, a los profesionales, como notarios o arquitectas, etc.

      Trimestralmente, debe cumplimentar unos modelos establecidos por la Agencia Tributaria para este fin (modelo 111 y modelo 115) e ingresar las cantidades retenidas en las arcas públicas.

      Estas retenciones practicadas deberán reflejarse en la contabilidad de la empresa.

      IMPORTANTE

      Los tributos son las cantidades de dinero que se debe pagar para que el Estado pueda hacer frente a los gastos públicos.

      Los tributos se clasifican en:

      • Tasas.

      • Contribuciones especiales.

      • ​Impuestos.

      También deberá reflejar en su contabilidad las liquidaciones y pagos de otros tributos, como el Impuesto sobre Sociedades, la tasa de basuras, el Impuesto sobre Bienes Inmuebles, etc.

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      Actividades
      subtitulo
      1. De la empresa MU, SA, dedicada a la comercialización de regalos originales, disponemos de la siguiente información:
      • Compra productos con intención de revenderlos.
      • El local comercial donde tiene su negocio está en régimen de alquiler.
      • Paga la factura del teléfono.
      • Tiene contratado un trabajador.
      • Compra un vehículo de segunda mano con el que transportará los productos adquiridos por los clientes.
      • Posee un almacén en régimen de propiedad.
      • Compra en el estanco unas letras de cambio.
      • Recibe la factura del agua.


      A partir de estos datos:
       

      1. Identifica si la empresa MU, SA, debe pagar algún tipo de tributo por las actividades descritas. Indica cuál.
      2. ¿Debe esta empresa realizar algún tipo de liquidación de impuestos? ¿Cuáles?
      3. Busca en Internet los modelos de la Agencia Tributaria que deberá cumplimentar e indica en qué plazo debe liquidar ese impuesto.

       

      1. Documentos justificantes de la información contable
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      P

      1.3. Documentos laborales

      Los documentos laborales más importantes a tener en cuenta, en cuanto a la contabilidad se refiere, son los recibos de los salarios (nóminas) y los recibos de la liquidación de cotizaciones a la Seguridad Social.

      A. El recibo de los salarios

      El recibo de los salarios o nómina es el documento en el que se reflejan los datos de la persona trabajadora y la empresa, y las cantidades devengadas por aquella, las deducciones que deben practicarse (cantidades a ingresar en la Tesorería General de la Seguridad Social —TGSS— a cargo del trabajador y retenciones a cuenta del IRPF) y las bases de cotización, junto con las cuotas a su cargo que debe pagar la empresa a la TGSS.

      Ejemplo 3
      subtitulo

      La empresa Redondel, SA, tiene contratada a Lucía Arribas, que realiza labores de auxiliar administrativa. En su nómina se detallan todos los datos necesarios para su contabilización. Cada una de estas cantidades tendrá su reflejo contable en una cuenta de las recogidas en el PGC.

       

      B. Cuotas a la Seguridad Social

      Por otra parte, las empresas están obligadas a presentar mensualmente, por vía telemática, las relaciones nominales de los trabajadores (modelo TC2), que es un documento en que se reflejan todos los trabajadores de la empresa y sus bases de cotización, en función de las cuales se pagan las cuotas a la Seguridad Social (Fig. 1.5):


      Fig. 1.5.​ 
      Relación nominal de trabajadores (modelo TC2).

      La TGSS, por su parte, genera automáticamente los recibos de liquidación de cotizaciones, que la empresa abonará mediante pago en cuenta o pago electrónico (Fig. 1.6):


      Fig. 1.6.​  
      Recibo de liquidación de cotizaciones.

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      1.4. Documentos de cobro y pago

      ¿SABÍAS QUE...?

      Las operaciones en las que alguna de las partes intervinientes actúe en calidad de persona empresaria o profesional no pueden pagarse en efectivo si su importe es igual o superior a 2.500 € o a su contravalor en moneda extranjera.

      Los documentos de cobro y pago que podemos encontrar en la actividad normal de la empresa son muchos y variados.

      El cobro o pago puede realizarse al contado o aplazado, si bien cualquiera de ellos supone un cambio en la composición del patrimonio de la empresa y, por tanto, es un hecho contable que debe contabilizarse.

      • Las formas de pago al contado más habituales son en metálico, con cheque, a través de transferencia bancaria, mediante domiciliación bancaria o con tarjeta bancaria.
      • Las formas de pago aplazado más habituales se documentan en pagarés y letras de cambio.


      Dependiendo de la forma de pago o cobro, la empresa empleará unas cuentas u otras.

      A. Metálico

      El uso metálico constituye el método más sencillo y directo. Consiste en el cobro o pago con dinero, ya sea en papel o moneda.

      B. Cheque

      El cheque es un documento mediante el cual el cliente (librador) ordena pagar a una entidad bancaria (librado) una cantidad determinada de dinero a otra persona (tenedor).

      El cheque debe contener los siguientes elementos (Fig.1.7):


      Fig. 1.7. Datos q que debe contener un cheque.

      IMPORTANTE

      Las tarjetas bancarias pueden ser:

      • Tarjetas de débito: el pago se carga automáticamente en la cuenta bancaria de la persona que la utiliza.

      • Tarjetas de crédito: permite realizar pagos y estos se acumulan y, al finalizar el periodo estipulado, se cargan en la cuenta del pagador.

      • Tarjetas prepago o monedero: en esta tarjeta, se cargan fondos y se pueden realizar pagos hasta el límite de las cantidades cargadas.

      C. Transferencia bancaria

      Al realizar una transferencia bancaria, el cliente de un banco le ordena a este que envíe una determinada cantidad de dinero a la cuenta de otra persona.

      Es una forma rápida y fiable de realizar pagos que se puede hacer cómodamente a través de la banca electrónica.

      D. Domiciliación bancaria

      Mediante la domiciliación bancaria, la empresa le da la orden a su banco para que atienda pagos que deben realizarse de manera periódica.

      E. Tarjetas bancarias

      Las tarjetas bancarias son suministradas por los bancos a los clientes y constituyen un método muy habitual de realizar pagos y cobros.

      El banco les entrega a las empresas vendedoras un datáfono, que es un aparato con el que estas pueden cobrarles a los clientes que decidan usar su correspondiente tarjeta bancaria.

      F. Pagaré

      El pagaré es un documento emitido por la persona que debe pagar mediante el cual se compromete a abonar una determinada cantidad en una fecha concreta.

      Debe contener los siguientes elementos (Fig. 1.8):


      Fig. 1.8. Pagaré.

      G. Letra de cambio

      La letra de cambio es un documento por el que una persona (librador) ordena a otra (librado) pagar una cantidad de dinero en una fecha determinada (vencimiento). La emite la persona que la va a cobrar y podrá ser aceptada por el pagador.

      Los datos que deben aparecer en la letra de cambio son los siguientes (Fig. 1.9):


      Fig. 1.9. Letra de cambio.

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      P
      Actividades
      subtitulo
      1. Una empresa ha realizado las siguientes operaciones:
      1. Compra productos y paga al contado en efectivo.
      2. Vende mercaderías y cobrará en días. Se gira una letra de cambio, que es aceptada por el cliente.
      3. Paga la factura del teléfono, que está domiciliada en el banco.
      4. Paga la nómina del trabajador mediante transferencia bancaria.
      5. Compra una moto para el reparto a domicilio. Se emite un pagaré.
      6. Compra material de oficina que paga con la tarjeta de débito de la empresa.

      A partir de estos datos, identifica las cuentas recogidas en el cuadro de cuentas del PGC-pymes para registrar el cobro o pago de estas operaciones.

      1. La empresa Delta, SL, sufre problemas de liquidez. Va a cobrar en cuarenta días una importante venta que hizo, pero en el momento actual no puede hacer frente a la compra al contado de las mercaderías que precisa su almacén.

      Si su proveedor Omega, SL, está de acuerdo en que esta compra se realice de forma aplazada:
       

      1. ¿En qué documento o documentos se puede apoyar?
      2. ¿Quién o quiénes los emiten?

       

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      El proceso de la compraventa lleva aparejado una serie de documentos, establece la secuencia cronológica de los documentos que van a surgir en el mismo.
      • 1. Albarán.

      • 2. Pedido.

      • 3. Documento de cobro.

      • 4. Factura.

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