1. Documentos justificantes de la información contable

IMPORTANTE

¿SABÍAS QUE...?

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Las operaciones que realizan las empresas en su día a día quedan reflejadas en documentos. Estos documentos cumplen tres funciones:

Guardan constancia de que una operación se ha realizado, al ser un medio de prueba de que esta ha tenido lugar.
Son necesarios para contabilizar los hechos contables que ocurren en el día a día.
Sirven para controlar que los datos que aparecen en la contabilidad de la empresa sean correctos.

La documentación generada por las operaciones diarias de la empresa se puede agrupar en las siguientes grandes categorías:

Documentos de compraventa, donde encontramos pedidos, albaranes y facturas.
Documentos fiscales, como las liquidaciones de impuestos.
Documentos laborales, de entre los que cabe destacar los contratos de trabajo, los recibos de salarios (nóminas) y los seguros sociales.
Documentos de cobro y pago, como el cheque, el pagaré o el recibo domiciliado.
Otros documentos, donde recogemos el contrato de alquiler o las pólizas de seguros.

1.1. Los documentos de compraventa

El proceso de compraventa lleva aparejada una serie de documentos a través de los cuales se deja constancia de las operaciones realizadas (Fig. 1.1).

Fig. 1.1. Proceso de compraventa y documentación que genera.

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■ Tipos de factura

Las facturas se pueden expedir por cualquier medio (en papel o soporte electrónico) que permita la constatación de su fecha de expedición.

Los empresarios o profesionales pueden expedir una factura simplificada (tique) cuando su importe no exceda de 400 € (IVA incluido) o cuando no exceda de 3.000 € (IVA incluido) en operaciones como ventas al por menor, transportes de personas, ventas a domicilio, servicios prestados en bares, restaurantes o discotecas, peluquerías, etc. (Fig. 1.2).

Además de estos dos tipos de facturas, normales y simplificadas, las empresas pueden emitir facturas rectificativas y facturas recapitulativas.

La factura rectificativa se expide cuando la factura original no cumple alguno de los requisitos obligatorios, cuando las cuotas impositivas repercutidas se hubiesen determinado incorrectamente o cuando se produzcan las circunstancias que alteran la base imponible de la factura, debido a descuentos, devoluciones, correcciones de precios, etc. Se trata de una nueva factura o documento sustitutivo en el que constan los datos identificativos de la factura o documento sustitutivo rectificado, así como la rectificación efectuada (Fig. 1.3).

Fig. 1.2. Los tiques de compra son los que recibimos cuando compramos en un supermercado, cuando vamos a una cafetería...

Fig. 1.3. Ejemplo de factura rectificativa.

La factura recapitulativa, por su parte, se utiliza para agrupar varios albaranes de un mismo cliente emitidos en un periodo. Dentro de la factura se detallan los datos de cada albarán, ordenados por fechas. El periodo máximo de facturación es de un mes natural (Fig. 1.4).

1.2. Documentos fiscales

Entre los documentos fiscales que las empresas elaboran y de los cuales deben llevar un registro contable, encontramos las liquidaciones trimestrales de IVA, las retenciones que hacen a cuenta de impuestos o las liquidaciones de otros impuestos, como el Impuesto sobre Sociedades.

A. Liquidaciones de IVA

Las empresas deben realizar trimestralmente la liquidación del Impuesto sobre el Valor Añadido. Para elaborar el modelo establecido por la Agencia Tributaria, restarán a las cuotas de IVA repercutidas las cuotas de IVA soportadas en el periodo.

Cuando la diferencia sea positiva, ingresarán en los veinte primeros días del mes siguiente al periodo de liquidación trimestral la cantidad correspondiente. En caso de que esa diferencia sea negativa, es decir, cuando se ha soportado más IVA del que se ha repercutido, podrán compensar la cantidad resultante en el trimestre siguiente.

Todas estas acciones tienen su repercusión en la contabilidad de la empresa y se recogen en los modelos 303 y 390 de la Agencia Tributaria.

B. Retenciones a cuenta

Además, la empresa está obligada a practicar retenciones a cuenta de impuestos al personal de plantilla, a la arrendadora o al arrendador del local donde desarrolla su actividad, a los profesionales, como notarios o arquitectas, etc.

Trimestralmente, debe cumplimentar unos modelos establecidos por la Agencia Tributaria para este fin (modelo 111 y modelo 115) e ingresar las cantidades retenidas en las arcas públicas.

Estas retenciones practicadas deberán reflejarse en la contabilidad de la empresa.

También deberá reflejar en su contabilidad las liquidaciones y pagos de otros tributos, como el Impuesto sobre Sociedades, la tasa de basuras, el Impuesto sobre Bienes Inmuebles, etc.