Actividades interactivas
Las empresas tienen establecidos procedimientos para gestionar los expedientes de los empleados. Estos procedimientos pueden ser muy diferentes, pero todos tienen que respetar las medidas de seguridad para el tratamiento de los datos establecidas en la LOPD y, en todos los casos, es el administrativo del Departamento de Recursos Humanos el encargado de llevarlos a cabo.
Aunque los procedimientos que se utilizan para la gestión de la documentación dependen de diferentes factores, el procedimiento habitual consiste en: ordenar los expedientes por departamento; dentro de cada departamento se ordenan alfabéticamente; y, finalmente, los documentos de cada expediente se ordenan cronológicamente (Fig. 5.5).
Expurgo de la documentación
El expurgo es la destrucción física de los documentos que hayan perdido valor administrativo o probatorio y que no se prevea que vayan a tener valor histórico.
Por ejemplo, se pueden eliminar:
Documentos sin vigencia ni interés histórico.
Documentos duplicados.
Documentos de difusión general entre todos los trabajadores o todos los departamentos.
Documentos que han perdido la vigencia jurídica y administrativa.
La destrucción se debe realizar por métodos que garanticen la imposibilidad de reconstruir los documentos.
La vida de los documentos en las empresas pasa por tres etapas: primero permanecerán en el archivo del departamento, después pasarán al archivo intermedio y, por último, al archivo histórico, tal como aparece en la Figura 5.6.
Las características de cada uno de estos archivos son:
Archivo del departamento. Contiene la documentación actual que se utiliza frecuentemente. Los documentos permanecerán en este archivo mientras el trabajador permanezca en la empresa o su uso sea frecuente.
Archivo intermedio. Recibe la documentación de los trabajadores que han finalizado su relación con la empresa, la que ha perdido la vigencia jurídica y administrativa o cuando las necesidades de consulta son esporádicas.
Archivo histórico. A él se transfiere la documentación que se consulta raramente y que constituye la memoria histórica de la empresa. Lo normal es digitalizar los documentos y conservar en papel solo los que tengan algún interés especial.
En la web de la Agencia Vasca de Protección de Datos (www.avpd.euskadi.eus
), puedes ver dos vídeos que muestran situaciones dramatizadas que se podrían producir en empresas respecto a los principios
de la protección de datos, los errores que se pueden cometer si el personal de la empresa no está al corriente de las normas
de protección de datos y los beneficios que se pueden obtener de las buenas prácticas en el tratamiento de esta información.
Tras ver los vídeos, debatid en clase sobre las buenas y malas prácticas en la protección de datos.
En el ámbito de la gestión de la documentación y de la protección de datos, es especialmente relevante el trabajo del personal administrativo, puesto que son los que recogen y tratan datos personales de los trabajadores de las empresas y deben guardar la confidencialidad y el secreto profesional de dichos datos.
Modelo 145. Solicitud de datos personales y familiares
Para gestionar el pago de las nóminas, hay que conocer el porcentaje de retención a cuenta del IRPF que se aplica a cada trabajador, pues, dependiendo de cuál sea su situación familiar (estado civil, número de hijos y su edad, hipotecas, mayores dependientes, etc.), el porcentaje de retención puede variar.
La comunicación de estos datos a la empresa es voluntaria, pues los datos de la situación familiar y personal están protegidos. Así, cuando una persona comienza a trabajar en una empresa, se le entrega un formulario, el Modelo145, que puede rellenar de manera voluntaria.
El personal que recoja y trate datos personales deberá guardar la confidencialidad de los datos que gestiona. Por ello, en muchas ocasiones, debe firmar una cláusula de confidencialidad en el contrato de trabajo. Se trata del compromiso de guardar para sí cierta información a la que tendrá acceso en su trabajo.
Quien incumpla la cláusula puede ser sancionado y responsabilizado de todas las consecuencias que sus actos de divulgación pudieran tener, tanto para él como para la empresa o para quien facilitó la información.
La Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal establece que «el responsable del fichero y quienes intervengan en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal están obligados al secreto profesional respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aun después de finalizar sus relaciones con el titular del fichero o, en su caso, con el responsable del mismo».
Una cláusula de confidencialidad y deber de secreto profesional presente en un contrato de trabajo podría redactarse del siguiente modo:
«El trabajador tiene la obligación de guardar el secreto y la confidencialidad de toda la información de la empresa a la que tenga acceso durante la vigencia del presente contrato, especialmente la información relativa a personas físicas recogida en ficheros de datos personales.
El trabajador será responsable de todos los daños y perjuicios que para la empresa se deriven del incumplimiento de dicha obligación».
Derechos de los trabajadores en relación a la LOPD
A un técnico administrativo que trabaja en el Departamento de Recursos Humanos le han encargado recabar y gestionar la documentación que aportan los trabajadores cuando se incorporan a la empresa, así como la que va surgiendo a lo largo de la vida laboral.
Le han llegado solicitudes escritas de trabajadores pidiendo que se les informe de cómo se han obtenido algunos de sus datos, que se hagan desaparecer algunos de los datos personales de la base de datos de la empresa y que se modifiquen otros.
Este administrativo quiere saber si los trabajadores pueden oponerse a que se traten sus datos y a cancelar aquellos de los que dispone la empresa.
Solución:
Los ciudadanos y, por tanto, también los trabajadores, tienen los siguientes derechos en relación con sus datos personales:
Derecho de acceso. Derecho a solicitar y obtener información de los datos sometidos a tratamiento, el origen de dichos datos y el tratamiento realizado o que se prevé realizar de estos.
Derecho de rectificación. Los datos serán rectificados cuando resulten inexactos o incompletos.
Derecho de oposición. Es el derecho del afectado a que no se lleve a cabo el tratamiento de sus datos o se cese en este.
Derecho de cancelación. Los datos serán cancelados cuando hayan dejado de ser necesarios para la finalidad para la cual hubieran sido recabados.